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Gestion de crise, Santé et sécurité au travail

Processus Covid-19 clairs et zéro infection sur le lieu de travail

Comment Pfizer utilise la solution logicielle Quentic pour garantir la sécurité de son personnel pendant la pandémie

10 minutes 29/04/2021

Alors que le laboratoire pharmaceutique Pfizer et BioNTech travaillaient sur la recherche d'un vaccin à ARNm pour lutter contre les infections au Covid-19, le spécialiste HSE Manuel Senger a dû faire face à un défi très différent sur le site de Fribourg : Comment Pfizer a pu minimiser le risque d'infection sur le site ? En collaboration avec le département HSE et l'équipe de crise du Covid-19, il a élaboré un projet visant à fournir aux 1500 employés de Pfizer et aux 300 collaborateurs externes une protection efficace contre la Covid-19.

Meilleure pratique : Identifier les éléments essentiels pour une santé et une sécurité au travail efficaces pendant la pandémie

par Manuel Senger 

Au cours des premières semaines de la pandémie, nous avons rapidement été confrontés à des défis organisationnels majeurs. Nous avons été confrontés à un déluge d'appels et de courriels de la part de notre personnel, avec de nombreux messages et questions à propos de Covid-19.  Il était clair pour moi que nous ne serions pas en mesure de maintenir une vue d'ensemble claire de la masse croissante de données sur les infections, les cas suspectés et les contacts proches dans notre entreprise sans avoir digitalisé la manière dont nous enregistrions et traitions ces informations.

Notre site de Fribourg fait confiance à la solution logicielle HSE Quentic pour tous les aspects de la gestion de la sécurité depuis 2014. Dans cette optique, au tout début de la pandémie, nous avons examiné s'il était possible d'utiliser Quentic pour documenter les cas de Covid-19 sur le site. Nous avons mené un projet pilote et avons identifié avec une petite équipe tous les processus nécessaires, défini les rapports Covid-19 potentiels dans Quentic, et testé le logiciel selon différents scénarios.  Notre objectif était - et reste - de faire en sorte que le taux de reproduction (R) ne dépasse pas zéro pour notre site.

Dans la première phase de la pandémie, il était essentiel de mettre en œuvre une série de mesures visant à créer un environnement sûr pour notre personnel aussi rapidement que possible, ce qui incluait le lancement d'une vaste campagne d'information. Cette tâche, ainsi que d'autres, a été confiée à notre cellule de crise Covid-19, qui se réunit au moins deux fois par semaine depuis mars dernier. L'équipe a travaillé ensemble pour développer une série de mesures complémentaires à la communication, telles que :

  • Enregistrement et traitement structurés des rapports Covid-19

  • Mise en place de responsabilités et de processus clairs suite aux rapports Covid-19

  • Mise en place de responsabilités et de processus clairs suite aux rapports Covid-19

  • Contrôle de l'efficacité des mesures en réalisant des audits

  • Fournir à notre personnel des informations accessibles sur la situation actuelle de notre entreprise.

  • Intégrer les employés des sous-traitants sur notre site

La phase pilote s'est achevée avec succès au bout d'une semaine, l'accent étant alors mis sur l'intégration de l'ensemble de l'entreprise. Les responsables et les managers ont joué un rôle clé dans le déploiement et ont été formés en conséquence. Quentic est un logiciel modulaire ; son utilisation s'apparente en quelque sorte à celle d'un jeu de société complexe. Ainsi, lorsque cela est nécessaire, vous pouvez vous arrêter à différentes stations, où l'on vous présente une gamme de mouvements - des options en vue de prendre des mesures ou de recueillir des informations. Pour nous, le poste central est le module Santé et Sécurité au travail, où vous pouvez prendre diverses mesures qui ramènent à d'autres fonctions.

Saisie et gestion des rapports Covid-19

Station 1 : Le module Santé & Sécurité au travail de Quentic | Incidents

Au lieu de prendre le téléphone ou d'écrire un email, notre équipe signale les cas suspects et confirmés de Covid-19, ainsi que toutes les autres informations sur les contaminations, directement dans le logiciel Quentic.  Pour leur permettre de saisir des informations, nous avons dû créer ce que l'on appelle des master data, soit un catalogue de données Covid-19. Nous avons donc défini, au cours de la phase pilote, différentes situations dangereuses et blessures possibles, présentées ci-dessous :

Les situations à risque

  • Cas confirmé de Covid-19

  • Cas potentiel de Covid-19

  • Cas contact indirect avec un cas Covid-19

  • Cas contact direct avec un cas Covid-19

  • Cas non confirmé

Dommages corporels

  • Risque d'infection par le Covid-19

Chaque membre du personnel reçoit des indications sur les options à sélectionner et peut ensuite renseigner les informations dans un formulaire. Ce formulaire est accessible via leur propre tableau de bord dans le logiciel. Dans un champ, les employés répondent aux questions essentielles requises par le ministère allemand de la santé, telles que "Quand avez-vous été en contact avec d'autres employés pour la dernière fois ?" et "Quand les premiers symptômes sont-ils apparus ?".

Le collaborateur sélectionne ensuite l'une des sous-catégories précédemment citées, à savoir les situations dangereuses ou les circonstances personnelles. Après avoir saisi les informations dans le formulaire, celles-ci sont automatiquement transmises à une liste de diffusion sélectionnée, dont les destinataires sont le comité d'entreprise et les membres de l'équipe de crise de Covid-19. Sur la base de ces informations, l'équipe de crise de Covid-19 détermine ensuite la gravité du cas. Cette classification peut être modifiée ultérieurement si un cas suspect de Covid-19 est transformé en cas confirmé.

Des processus Covid-19 clairement définis et automatisés

Station 2 : Le module Processus de Quentic

Chaque rapport déclenche un processus correspondant en fonction de la classification qui lui est attribuée. Nous avons pu visualiser les relations "si-alors" entre les différentes étapes en créant un grand organigramme relatif au Covid-19 accessible à tout le personnel dans le logiciel Quentic.

Lorsqu'un cas contact indirect est signalé, le salarié en question est renvoyé chez lui et peut demander un test rapide sur place à Pfizer. En revanche, si un membre du personnel signale un cas confirmé de Covid-19, cela déclenche immédiatement des mesures telles que la recherche des cas contacts et la désinfection du lieu de travail.

Un avantage majeur de l'utilisation d'un organigramme comme celui-ci est que tous les membres du personnel peuvent voir les mesures que nous prenons pour les protéger. Cela favorise la confiance et motive chacun à jouer son rôle et à soumettre des rapports le cas échéant. En définitive, s'il y a une chose que nous pouvons dire avec certitude, c'est que chaque rapport que nous recevons a un impact tangible.

  • La tâche? Protéger 1500 employés de Pfizer sur son site de Freiburg afin qu'ils ne contractent pas le Covid-19. La solution logicielle Quentic a joué un rôle clé dans la réussite de ce challenge. © Pfizer | Freiburg branch

Les indicateurs clés de Covid-19 en un coup d'œil

Station 3 : Le tableau de bord Quentic

Lorsqu'un nouveau rapport est reçu, non seulement il déclenche la chaîne de processus appropriée, mais il apparaît aussi immédiatement dans le tableau de bord Quentic. Ce tableau de bord affiche en temps réel des statistiques sur les principaux KPI liés à la Covid-19, tels que les cas positifs confirmés ou suspectés, les contacts indirects (secondaires) et les contacts directs (primaires). De plus, si un employé reçoit une alerte de niveau rouge de l'application Corona-Warn-App du gouvernement allemand, il peut le signaler via Quentic et cette information sera affichée sur le tableau de bord. Cela signifie qu'en tant que spécialiste HSE, et un groupe de personnes que j'ai autorisées - principalement des cadres supérieurs - pouvons voir à la fois le statut actuel du Covid-19 en direct sur notre site et l'évolution de la situation à ce jour, c'est-à-dire le nombre total d'employés ayant contracté le Covid-19 ou ayant signalé un cas suspect.

Évaluation des risques Covid-19

Retour à la station 1: Santé & Sécurité au travail de Quentic | Evaluation des risques

Outre le suivi des rapports des employés et le lancement des processus correspondants, la pandémie nous a également obligés à réaliser des évaluations spécifiques des risques Covid-19, y compris l'élaboration et la mise en œuvre de mesures de prévention appropriées. Nous avons déjà mis en place plus de 250 mesures de ce type dans Quentic, défini des délais pour leur mise en œuvre et attribué chaque mesure à un ou plusieurs employés en tant que tâches dont ils sont responsables. Ces tâches comprennent l'acquisition d'un thermoscanner, la facilitation des tests antigéniques rapides, la formation et l'installation d'écrans en plexiglas. Nous avons ensuite effectué les tests d'efficacité correspondants.

Cela signifie qu'en plus d'une protection efficace, nous fournissons également une documentation juridiquement fiable ; en un simple clic, nous pouvons démontrer que nous sommes conformes à la norme allemande SARS-CoV-2 en matière de santé et de sécurité au travail (SST) et au règlement ultérieur sur la santé et la sécurité au travail, et que nous avons mis en œuvre toutes les mesures nécessaires relatives à la SST.

Former les employés des sous-traitants et faciliter les rapports Covid-19

Station 1: Le module Santé & Sécurité au travail de Quentic | Incidents

Nous avons également 300 employés d'entreprises externes sur le site, et ils doivent également pouvoir soumettre des rapports Covid-19 rapidement et facilement. Pour faciliter cela, nous avons donné à nos plus grandes entreprises prestataires un accès à Quentic afin que leurs employés puissent eux-mêmes soumettre des rapports en utilisant les formulaires fournis. Dans le cas des petites entreprises, l'employé en question est prié de s'adresser à son contact chez Pfizer, qui peut alors signaler le cas.

Station 4: Le module Formations en ligne de Quentic

Par ailleurs, conformément à notre processus de gestion des visiteurs, nous avons téléchargé certains documents sur Quentic afin de former les entreprises externes à nos mesures Covid-19. Les collaborateurs de ces entreprises peuvent accéder à ce contenu en utilisant le terminal visiteur du logiciel. Ce contenu pédagogique a pour but de fournir des informations et de permettre au personnel externe d'obtenir la qualification requise pour accéder à nos locaux. À la fin de la formation, une série de questions pertinentes sont posées, auxquelles l'individu doit répondre honnêtement :

  • Ressentez-vous actuellement des symptômes tels que de la fièvre, une toux ou un mal de gorge ?

  • Au cours des 14 derniers jours, avez-vous été en contact avec quelqu'un testé positif au Covid-19 ?

  • Au cours des 14 derniers jours, avez-vous passé du temps dans une zone à risque ?

Nos réceptionnistes peuvent alors consulter Quentic pour déterminer si un visiteur est autorisé à entrer dans les locaux.

Grâce à la capacité de Quentic à visualiser et à relier les structures, les processus et le personnel, à son utilisation intuitive et au dévouement de chaque membre de notre personnel, mon équipe et moi-même avons pu atteindre notre objectif : à ce jour, il n'y a eu aucun cas de transmission du Covid-19 dans notre entreprise.

Pfizer Logo Health & Safety Corona

Pfizer

recherche et développe de nouveaux traitements et vaccins pour protéger les gens contre les maladies, favoriser leur rétablissement et les aider à vivre avec des maladies graves.

Manuel Senger

est un spécialiste des domaines de la santé et de la sécurité au travail et de la sécurité incendie chez Pfizer.

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Rapport : Garder la perspective en temps de crise

Dans ce rapport en anglais, vous découvrirez :

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