Logiciel HSE : une technologie de pointe efficace pour la SST

6 minutes 27/04/2023

Créer un environnement de travail sûr, intéresser les gens aux questions liées à la HSE tout en les faisant participer aux processus correspondants... les professionnels HSE ont des missions diverses et ambitieuses. Avant de décider comment s’y prendre, il est important de regarder quels outils et équipements pourraient être utiles. Quelles sont les technologies permettant de gérer des processus HSE complexes et en réduisant au minimum les efforts et le travail administratif tout en maintenant, voire en améliorant, la qualité ? Comment faire en sorte que les employés adhèrent aux règlements et qu’ils s’impliquent dans la réalisation des objectifs fixés en matière de sécurité ? La réponse est une solution logicielle qui permet de répondre à des exigences spécifiques, qui garantit un accès rapide à des données actualisées et qui peut être utilisé partout et à tout moment. 

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Qu'est-ce qu'un logiciel HSE et quelles sont ses fonctionnalités ?

Les avantages d'un logiciel HSE

Exemple : L'évaluation des risques

Exemple : La CSRD

HSE ou QHSE ?

Comment trouver le bon logiciel HSE pour votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un logiciel HSE et quelles sont ses fonctionnalités ?

Une solution logicielle HSE est un outil complet qui permet aux utilisateurs de compiler, documenter, enregistrer et visualiser des données en un seul endroit. Le logiciel peut être utilisé pour gérer tous les processus et activités, des audits à l’enregistrement des données sur l’environnement et les accidents, en passant par l’évaluation de la conformité aux exigences légales. Un logiciel conçu sur mesure en fonction des besoins et des exigences en matière d’environnement, de santé et de sécurité peut aider les spécialistes en HSE à contrôler la conformité aux normes. 

Les entreprises peuvent déployer des logiciels HSE dans le but de soutenir un large éventail d'activités dans divers domaines de l'environnement, de la santé et de la sécurité : 

Les avantages d'un logiciel HSE

Une solution logicielle HSE compile et analyse toutes les données clés en matière de santé et de sécurité au travail en un seul endroit centralisé. Cela permet aux utilisateurs de toujours avoir accès à des informations à jour et structurées. Cela rend les processus et les tâches plus transparents et permet de s'assurer que tous les employés concernés sont notifiés et convenablement intégrés. Grâce aux aperçus personnalisés, chaque employé peut voir les informations qui lui sont pertinentes en fonction de son travail, qu’il soit un dirigeant de l’entreprise ou un spécialiste. 

Les solutions logicielles HSE sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre les normes ISO comme  ISO 14001 et  ISO 45001. En plus d’optimiser et de standardiser les processus, les logiciels HSE peuvent aider à examiner le statu quo au sein de l'entreprise et à mettre en évidence les améliorations potentielles. Cela est ainsi parce que, dans la plupart des cas, les logiciels HSE permettent aux utilisateurs d’adopter et de gérer des indicateurs clés de performance en matière de sécurité au travail et de gestion de l'environnement. 

Exemple : L'évaluation des risques

L’intérêt de mettre en place un logiciel HSE et les avantages qu’offrent ces solutions deviennent particulièrement clairs lorsque l’on regarde les évaluations des risques. Le logiciel fournit une interface claire et intuitive qui aide les managers à compléter l’évaluation des risques du début à la fin, c’est-à-dire l’identification des risques, l’évaluation des risques identifiés et la mise en œuvre des dispositifs de sécurité et des mesures de précaution pertinents. Ensuite, s’ils le souhaitent, ils peuvent convertir l’évaluation finale à un format imprimable standard, sans risque de perte d’informations, sans devoir changer de système et sans devoir chercher d’autres solutions. Une fois que les données sont enregistrées, la plupart des solutions logicielles HSE permettent d’accéder aux documents rapidement et facilement depuis différents appareils comme les ordinateurs, les tablettes et les smartphones. Par ailleurs, en plus de l’évaluation des risques, les logiciels HSE supportent également d’autres processus qui y sont directement ou indirectement liés comme la réalisation de l’évaluation et la mise en œuvre a posteriori des dispositifs de sécurité et des mesures de précaution pertinents. Ensuite, s’ils le souhaitent, ils peuvent convertir l’évaluation finale à un format imprimable standard, sans risque de perte d’informations, sans devoir changer de système et sans devoir chercher d’autres solutions. Une fois que les données sont enregistrées, la plupart des solutions logicielles HSE permettent d’accéder aux documents rapidement et facilement depuis différents appareils comme les ordinateurs, les tablettes et les smartphones. Par ailleurs, en plus de l’évaluation des risques, les logiciels HSE supportent également d’autres processus qui y sont directement ou indirectement liés comme :

• Fourniture de formations et d’instructions 

• Organisation des procédures opérationnelles 

• Réalisation d’audits internes 

• Gestion des substances dangereuses 

• Gestion des autorisations de sûreté

Une solution logicielle HSE fiable est capable de décomposer des sujets complexes et de les présenter clairement tout en montrant quelles personnes devraient être impliquées dans tel ou tel processus spécifique ou de prise de décisions.

Exemple : La CSRD

La directive CSRD implique l'organisation, la collecte, l'accès, l'exploration, l'évaluation et l'action concernant d'importantes quantités de données. Les outils d'analyse de données ont énormément progressé ces dernières années pour permettre une analyse sophistiquée et complète. Cependant, les exigences concernant les rapports ont évolué à la même vitesse. La réalisation de ces rapports nécessite le soutien numérique d'un logiciel qui est à la fois normalisé et flexible.

Le support numérique est essentiel lorsque des équipes interfonctionnelles de spécialistes, tels que des ingénieurs environnementaux, des ingénieurs en données et des experts, doivent être impliquées dans le processus des rapports. Le management devra garantir le traitement des données requises et fournies à l'aide de systèmes et d'une infrastructure de contrôle adéquats afin de s'assurer que les données sont de qualité et en quantité suffisante.

La gestion des interfaces entre les systèmes, tels que l'ERP, le PLM ou les RH, et le transfert des données constituent un défi. Le recours à des experts externes permet de garantir le plus haut niveau d'expertise en matière de gestion de la durabilité et de technologie QHSE & ESG. Une fois la numérisation réalisée, trois opportunités majeures pour les entreprises émergeront :

- La normalisation et l'automatisation : Amélioration de la qualité des rapports de durabilité et réduction de la charge de travail.

- L'optimisation des processus existants : Découverte d'avantages inexploités pour la stratégie et les opérations de l'entreprise.

- L'accessibilité pour les parties prenantes : Faciles à utiliser, les solutions numériques permettent aux parties prenantes de contribuer à l'élaboration des rapports de durabilité et de recevoir des informations pertinentes sur les actions et inactions de l'entreprise grâce à des critères de sélection des données.
 

Grâce au soutien numérique, votre entreprise peut prendre de l'avance en intégrant le développement durable dans son modèle et ses processus d'entreprise. La conformité aux réglementations n'est pas le seul avantage. Bien que la CSRD soit une directive sur les rapports, elle permet de s'assurer que votre entreprise a mis en place les processus nécessaires pour garantir la durabilité. Il s'agit de toutes les mesures prises avant de se conformer à la directive, telles que l'évaluation de la matérialité, la digitalisation de vos processus QHSE et ESG, et la mise en place de votre stratégie. Vous pouvez espérer améliorer les relations avec les parties prenantes, fluidifier les opérations et protéger la réputation de votre entreprise. 

HSE ou QHSE ?

Certains packs logiciels HSE ont une lettre en plus : le Q. Que l'acronyme inclue trois ou quatre lettres dépend de la mesure dans laquelle le logiciel couvre les processus de gestion de la qualité. Bien que tous les fournisseurs de solutions logicielles n’utilisent pas la désignation QHSE, nombreux sont ceux qui couvrent quand même les éléments clés en matière de gestion de la qualité, notamment ceux relatifs à la norme ISO 9001 :  

• Les utilisateurs peuvent documenter, réviser et gérer les processus et les responsabilités en temps réel et créer des liens entre les documents.  

• En attribuant les responsabilités et en établissant des plannings pour les mesures, les programmes de formation et les audits, le logiciel offre également plus de transparence. 

• Il permet de définir quelles informations du système de gestion de la qualité peut consulter chaque utilisateur, ce qui signifie que chacun a accès uniquement aux données qui lui sont pertinentes pour son travail. Cela permet aux employés de mieux comprendre le système de management de la qualité, de retrouver plus facilement les normes pertinentes et d’éviter les surcharges d’informations. 

Comment trouver le bon logiciel HSE pour votre entreprise ?

Le marché international des logiciels HSE est de plus en plus professionnalisé. Il existe un grand nombre de fournisseurs sur les marchés d’Amérique du Nord et d’Europe qui proposent des produits avec différentes fonctionnalités et thèmes centraux. Certaines solutions se concentrent sur des domaines individuels comme la gestion de l’environnement ou la santé et la sécurité. D’autres, en revanche, adoptent une approche intégrée et couvrent tout le spectre HSE. Beaucoup de fonctions aident les spécialistes en HSE à documenter, évaluer et contrôler les processus de l’entreprise. Certains fabricants de logiciels ont adopté une approche modulaire et permettent aux utilisateurs de choisir différents modules axés sur différents thèmes qui s’emboîtent comme des blocs de construction pour enfants. Cela permet aux utilisateurs de créer une solution sur mesure en fonction de leurs besoins spécifiques.

Résumé

Le rôle central des logiciels HSE est mis en évidence dans notre Safety Management Trend Report, qui inclut des points de vue et des perspectives de grands spécialistes en matière d’environnement, de santé et de sécurité. 

« La demande d’une plateforme unique et centralisée permettant de combiner différents systèmes HSE et de les contrôler jouera un rôle important. Le fait d’avoir accès rapidement à toutes les informations, données et faits pertinents peut faciliter l'amélioration des processus de travail. » 

Avec le bon logiciel, vous pourrez simplifier vos procédures, éliminer les obstacles bureaucratiques et intégrer les employés. Cela vous permettra à la fois d’améliorer la santé et la sécurité au travail sur le long terme, d’augmenter votre efficacité et de vous assurer du respect de toutes les normes et exigences applicables. Que vous choisissiez des modules individuels (comme le module des produits dangereux ou le module de conformité règlementaire) ou que vous installiez une solution intégrée couvrant toutes les activités HSE, le logiciel HSE sera un investissement efficace sur le long terme pour améliorer votre gestion de l’environnement, la santé et la sécurité.