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Gestion de crise, Numérisation, Santé et sécurité au travail

Gestion de crise : une occasion de renforcer la SST

Votre tremplin pour optimiser les processus HSE

10 minutes30/09/2021

Lorsque des entreprises actives à l’international sont touchées par une crise telle que la pandémie de covid-19, les défis qui se posaient déjà en matière de sécurité et de conformité se multiplient de manière exponentielle. Les différents locaux, qui n’ont pas la même taille, la même culture d’entreprise et les mêmes procédures, ne sont pas touchés de la même manière par la pandémie et se voient imposer des normes juridiques qui dépendent du niveau de risque. La rapidité avec laquelle se produisent tous ces changements doit aussi être prise en compte. Dans ces conditions, de nombreux types de travail et de production deviennent tout à coup des risques juridiques et de sécurité difficiles à justifier. 

Il n’y a pas de raison pour que cela soit ainsi. Il y a aussi du bon dans toutes les crises de cette envergure auxquelles sont confrontées les entreprises. Vous pouvez tirer profit du fait que la direction s’intéresse de près à tout ce qu’il se passe pour faire que ce qui semblait impossible en matière de HSE devienne possible. Une crise c’est le moment idéal pour optimiser de manière permanente les processus de sécurité, en garantissant la conformité légale et la sécurité au travail sur le long terme. 

Comment ? La crise comme un tremplin 

L'entreprise de technologie industrielle autrichienne Miba a ouvert la voie. Avec plus de 30 sites de production et de vente en Europe, en Amérique et en Asie, l’entreprise a été capable de mettre en marche des processus dans le contexte de la pandémie de coronavirus qui auront un effet positif sur la culture de sécurité de l'entreprise longtemps après la fin de cette crise. Continuez à lire pour découvrir comment Franz Almhofer-Amering, Responsable HSE et des installations chez Miba, a su faire avancer les choses et comment la solution logicielle de Quentic lui a été utile. À partir de l’expérience réelle de Miba en matière de gestion de crise pendant la pandémie de coronavirus, nous allons vous donner des conseils pratiques qui pourront aussi servir à votre entreprise en temps de crise. 

Franz Almhofer-Amering Miba Arbeitssicherheit

Pour Franz Almhofer-Amering le HSE n'est pas un domaine de spécialité à part, c’est un service à intégrer dans tous les processus de l'entreprise. Pour assurer un travail sûr et conforme à la loi pendant la crise de coronavirus, il a fixé deux grands objectifs comme base pour toutes les actions futures : 

  • Soutenir tous les sites et les employés dans la mise en œuvre des normes en matière de sécurité 

  • Minimiser les risques de responsabilité de la direction et des managers de l'entreprise 

Fixer des objectifs en matière de gestion de crises

Convaincre les employés 

La sécurité au travail est un succès ou un échec en fonction du niveau d'acceptation et de mise en œuvre par le personnel des mesures imposées. Dans ce contexte, une des principales tendances qui se dégagent du Safety Management Trend Report 2021 c’est le principe qui consiste à « mettre l'accent sur les personnes ». Pour Miba et un grand nombre d’autres entreprises, le comportement humain a été un des plus gros défis à relever pendant la crise du COVID-19 : 

Lorsque la pandémie a commencé à reculer en Europe, les mesures contre le Covid imposées par les gouvernements, en particulier celles sur la distanciation, ont été progressivement assouplies dans les espaces publics. Toutefois, il restait essentiel que les directeurs, les managers et les responsables HSE continuent à adhérer à ces mesures. Pour bien le faire comprendre aux employés, il ne suffisait pas d’envoyer un email en expliquant les normes mises en œuvre par l’entreprise en matière de sécurité.   

Pour résoudre ce problème, Miba a créé des inspections de sécurité indépendantes pour chaque site. Les inspecteurs et les managers ont été informés de l’intérêt de leur réalisation et de l’importance des résultats. L'hypothèse sous-jacente visait à confirmer ce qui suit : Ce n'est que lorsque les employés constatent que la direction est personnellement impliquée dans la mise en œuvre des mesures contre le Covid que la culture de sécurité peut porter ses fruits. 

Les conseils de Miba : 

  • Prenez en compte les préoccupations des personnes et les obstacles au regard des mesures de sécurité nécessaires 

  • Trouvez une solution qui place les personnes au cœur de la stratégie de sécurité au travail 

  • Confiez au personnel de gestion la responsabilité de mettre en œuvre les mesures de sécurité 

  • Faites de la communication sur la sécurité au travail une priorité et rendez-la accessible aux employés 

Convaincre la direction 

Dans le contexte d’une telle crise, il est inévitable que la haute direction finisse par s’intéresser aux questions liées à la sécurité au travail et à sa conformité légale. La volonté d’obtenir rapidement un changement profond est habituelle et elle doit être considérée comme une occasion inhabituelle. Dans le cas de Miba, les conditions initiales étaient déjà assez favorables pour renforcer la standardisation des processus dans tous les sites : 

En 2018, Franz Almhofer-Amering a commencé à déployer doucement le logiciel HSE Quentic dans différents sites. L’idée suivante était au cœur de ses préoccupations : « Nous n'avons qu’une seule chance de bien introduire une nouveauté. » 

Lorsque la pandémie a éclaté en entraînant un confinement dans le monde entier, plus de deux tiers des employés de Miba travaillaient dans des sites où Quentic avait déjà déployé sa plateforme HSE. Ils pouvaient donc saisir cette occasion pour entreprendre un processus de standardisation complète dans tous les sites de Quentic : Pour permettre à la haute direction de suivre les mesures adoptées contre le Covid dans tous les sites, il a été convenu d’imposer le module Risque et audits, lors de chaque inspection de sécurité et ce dans tous les sites.

Les conseils de Miba : 

  • Utilisez des systèmes existants (Excel et listes de diffusion, tickets et idéalement : un logiciel HSE). 

  • La conformité légale est une question fondamentale pour tous les cadres supérieurs. Gardez cela à l'esprit lorsque vous proposez de nouvelles mesures. 

Déterminer les mesures en matière de sécurité au travail 

Recherche 

Malgré la grande variété de lignes directrices et de check-lists en lien avec les mesures de sécurité disponibles pendant la pandémie de coronavirus, Franz Almhofer-Amering recommande de ne pas se reposer uniquement sur celles-ci. 

Il est très important de faire ses propres recherches en utilisant diverses sources telles que newsletter juridique d’Enhesa et d’échanger des idées avec d’autres entreprises à travers d’outils tels que Quentic Community,. Ce n'est qu’en faisant cela que nous pourrons créer un répertoire complet de questions et anticiper les besoins futurs. 

Par exemple, Miba a ordonné que chacun de ses locaux soit équipé de deux thermomètres infrarouges. Ces méthodes ne sont pas envisagées dans les check-lists ou dans les anciennes lignes directrices des gouvernements. Ce n'est qu’en faisant des prédictions de qualité des potentielles normes officielles que l’on peut identifier les risques significatifs et prendre des mesures appropriées. 

Un répertoire complet de questions pour les bureaux et les installations de production 

Les 36 questions de l'audit de sécurité face au Covid-19 de Miba comprend des questions générales mais aussi des questions destinées spécifiquement aux sites de production et aux bureaux.   

Le répertoire permet de ne pas répondre aux questions qui ne sont pas pertinentes comme savoir si le contact entre les employés est évité lors du changement de quart lorsque l’audit de sécurité est mené dans des bureaux. L’inverse est vrai aussi, par exemple en ce qui concerne le nombre maximal de personnes autorisées dans une salle de réunion. 

Pour ce qui est des parties externes, l’audit de sécurité ne fait aucune distinction entre un tiers qui délivre des matières premières pour la production et un individu qui vient réparer une imprimante.  

Les conseils de Miba : 

  • Faites vos propres recherches en utilisant diverses sources 

  • Évitez le copier-coller au moment de dresser le répertoire 

  • Anticipez les potentiels changements dans les réglementations officielles 

  • Trouvez une communauté pour échanger des idées et des informations 

  • Assurez-vous que les solutions conviennent à tout le monde 

Une inspection de sécurité obligatoire à l’échelle du site

La capacité de convaincre la haute direction, les utilisateurs clés et le personnel dépend souvent de la facilité d’utilisation du logiciel. Il faut fournir à la direction des renseignements à propos du système et celle-ci doit pouvoir accéder rapidement aux informations et à des évaluations bien préparées. 

« J’ai montré à tous les cadres dirigeants comment fonctionne Quentic en direct depuis le système. Les réactions ont toutes été positives. » 

En à peine 10 minutes, les employés chargés de réaliser les inspections ont reçu des ordres en ligne à travers les fonctionnalités correspondantes du module d’audit. À la fin du mois d’avril, la première série d’inspections avait déjà été réalisée. Ces inspections et le renforcement des mesures qui s’est ensuivi ont en grande mesure entraîné des changements positifs d’après Franz Almhofer-Amering. Un facteur qui a grandement contribué à cet effet positif est le fait que les responsables des inspections savaient que les résultats seraient diffusés dans toute l'entreprise et qu’ils étaient très importants pour la direction. 

Une autre clé du succès a résidé dans le fait que les inspections ont servi non seulement à vérifier que les mesures de lutte contre le Covid avaient bien été mises en œuvre mais aussi à analyser comment elles ont été mises en place. Cela a permis à Miba d’adopter des mesures concrètes pour des sites présentant des résultats différents. Par exemple, lors des inspections, des panneaux ont été affichés dans les espaces fumeurs, les bureaux et les salles de réunions pour indiquer le nombre maximal de personnes pouvant s’y trouver en même temps. 

Les conseils de Miba : 

  • Adoptez des processus et des systèmes faciles à comprendre et à utiliser pour tout le monde

  • Expliquez comment se déroule le déploiement 

  • Utilisez la meilleure manière de les mettre en œuvre pour en tirer des axes d’amélioration et les mettre en place rapidement 

  • Présentez les résultats des inspections à la haute direction dans un format facile à réviser (idéalement automatique) 

  • Miba Forum au Laekirchen © Miba AG

Comment tirer le maximum de cette opportunité

La crise du COVID-19 a fortement rapproché Franz Almhofer-Amering de son objectif. Il y a eu un véritable progrès chez Miba en matière d’ HSE avec l’intégration de tous les processus dans tous les sites et le développement d’une interface accessible et facile à utiliser pour tous. 

Tout d’abord, les mesures prises par Miba telle que l’obligation d’utiliser le logiciel HSE dans le cadre des audits a permis de démontrer la qualité et l’importance des processus HSE intégrés aux managers et à la haute direction à d’autres niveaux. En utilisant des données chiffrées et des rapports, Miba a pu prouver que la sécurité au travail a fait un bond tout en garantissant la conformité au plus haut niveau. 

D’autre part, les sites qui étaient les moins avancés en ce qui concerne la standardisation des processus HSE sont actuellement à jour. Le logiciel HSE de Quentic avait un objectif très spécifique, à savoir permettre la réalisation des inspections de sécurité obligatoires, et il n’était probablement pas nécessaire que la direction encourage son utilisation. Toutefois, ceux qui étaient sur place ont entendu des commentaires spontanés sur le logiciel tels que : « C’est génial d’avoir un logiciel aussi cool. Quelles sont ses autres fonctionnalités ? » 

Vous aussi vous pouvez attirer l'attention de la haute direction en temps de crise et la canaliser vers la création d’une culture HSE stable. Pour ce faire, suivez ces conseils : 

Conseils de Miba : 

Plus il y a de processus et de responsabilités, plus il sera facile de mettre en place de nouvelles solutions dans un grand groupe (même en dehors des situations de crise). Utilisez les rôles, les logiciels et les documents existants comme base. 

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