Plan de continuité d'activité (PCA) en période de tension énergétique

10 Minutes18.08.2023

Dans le cadre de leur stratégie ESG, de nombreuses entreprises s'intéressent de près à l'utilisation des ressources et aux dispositifs permettant d'économiser l'énergie. Celles qui ont agi à temps et pris des mesures préventives dans ce domaine ont eu un réel avantage au début de la crise énergétique. Aujourd'hui, la question du choix, du coût et de la disponibilité des ressources énergétiques est plus importante que jamais : les entreprises sont confrontées à la raréfaction, à l'augmentation des prix, aux risques de défaillance ainsi qu'à l'imprévisibilité, ce qui crée une incertitude considérable.

Les experts estiment que le risque de pénurie d'énergie et de congestion du réseau est actuellement plutôt faible. Cependant, malgré toutes les mesures préventives importantes, le risque de perturbation de l'approvisionnement en gaz et en électricité demeure. Des menaces importantes pèsent sur les infrastructures sensibles, notamment l'augmentation de la fréquence des phénomènes météorologiques extrêmes due au changement climatique ou du risque d'incidents sécuritaires.

Introduction au plan de continuité d'activité (PCA)

Cette méthode de gestion est conçue pour permettre aux entreprises de maintenir ou de rétablir leurs activités le plus rapidement possible en cas de crise ou de circonstances imprévues aggravantes. Il s'agit d'une méthode globale qui comprend des stratégies, des plans et des mesures pour se préparer aux crises, tels que la conception de procédures alternatives en cas d'interruption des processus sensibles de l'entreprise. Le plan de continuité d'activité est une technique proactive qui sert à protéger les entreprises et leurs employés contre les risques, les dommages et les pertes.

7 étapes du plan de continuité d'activité (PCA) pour garantir la résilience de votre entreprise en cas de crise

Élaborer et mettre en œuvre un plan de continuité d'activité pour votre entreprise ainsi qu'informer toutes les parties prenantes au bon moment est une tâche difficile. Pour y parvenir, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes. Vous pouvez également cliquer sur l'une des différentes étapes pour accéder au contenu correspondant :

Étape #1 : Définir les rôles et les responsabilités

Étape #2 : Effectuer une analyse des besoins

Étape #3 : Identifier les installations et les processus critiques

Étape #4 : Réaliser une analyse d'impact sur l'activité

Étape #5 : Déterminer les mesures spécifiques au site 

Étape #6 : Élaborer une stratégie de communication

Étape #7 : Prendre des mesures dans la chaîne d'approvisionnement

Étape #1 : Définir les rôles et les responsabilités

Dans le cadre de la gestion de la continuité des activités, il est important de clarifier les rôles et les responsabilités au sein de votre entreprise. Qui est responsable des aspects techniques ? Qui est chargé des questions commerciales ? Et qui s'occupe de l'aspect juridique ? Vous devez également définir vos canaux de communication et de prise de décision et établir des échéances. Communiquez de manière transparente et ferme.

Étape #2 : Effectuer une analyse des besoins

Un groupe de travail doit être mis en place pour superviser la planification et les activités ultérieures. Il s'agit notamment de définir les besoins spécifiques de votre entreprise, ce qui implique de procéder à une analyse des besoins : quelles sont les exigences techniques et juridiques de votre entreprise ? Quels sont les flux énergétiques de votre entreprise ? Quelles sont les sources d'énergie utilisées ? Et quels sont les usages énergétiques significatifs ?

Pour identifier les aspects techniques à prendre en compte, vous devez d'abord examiner plusieurs aspects. Par exemple, en plus des besoins énergétiques minimaux et des caractéristiques spécifiques des installations, vous devez également déterminer les délais nécessaires pour les mesures d'urgence, c'est-à-dire les temps de démarrage et d'arrêt, ainsi que les coûts associés. En ce qui concerne les obligations légales, vous devez analyser les exigences en matière de licences et de permis, ainsi que les contrats avec les clients et les fournisseurs (par exemple, les contrats de fourniture d'énergie, les obligations d'achat et de livraison dans la chaîne d'approvisionnement, etc). La réalisation de cette analyse des besoins constitue le socle de l'étape suivante.

Étape #3 : Identifier les installations et les processus critiques

Cette étape est particulièrement importante pour identifier vos infrastructures critiques. Si un événement indésirable se produit, les infrastructures critiques ont une incidence capitale sur vos activités économiques, et peuvent même avoir une incidence sociale si vous produisez des biens "d'importance stratégique" ou des produits vitaux. Pour votre plan de continuité d'activité, vous avez besoin d'un inventaire de ces installations et processus critiques. Les informations sur les profils de charge et les installations pouvant être arrêtés doivent être disponibles dans le système de gestion de l'énergie.

Étape #4 : Réaliser une analyse d'impact sur l'activité

Lorsque vous envisagez différents scénarios de défaillances - par exemple, des pannes électriques de différentes envergures et durées - la réalisation d'une analyse d'impact sur l'entreprise peut vous aider à calculer les dommages financiers probables liés aux pertes de production à moyen et long terme. Lors du brainstorming pour l'analyse d'impact, vous devez prendre en compte les conséquences économiques des pannes et les conséquences techniques sur les produits, les systèmes et les matières premières. Toutefois, il est également essentiel de prendre en compte les aspects liés aux clients dans les chaînes d'approvisionnement et les relations contractuelles, la réputation et l'image de votre entreprise, ainsi que les aspects écologiques et sanitaires.

Dans le cadre de votre analyse d'impact, vous pouvez définir des limites de tolérance qui indiquent combien de temps votre entreprise peut tolérer une interruption de ses activités avant qu'un dommage significatif ne se produise. Ces limites de tolérance peuvent ensuite être traduites en indicateurs qui vous aident à préparer et à justifier les décisions et les mesures préventives. Parmi ces indicateurs, citons la durée maximale d'interruption acceptable (DMIA), l'objectif minimal de continuité d'activité (OMCA) et l'objectif de délai de restauration (RTO - Recovery Time Objective). Une analyse de l'impact sur les activités vous permet également d'identifier les mesures palliatives potentielles, telles que les stocks de réserve, les systèmes d'approvisionnement secondaires et de secours.

Étape #5 : Déterminer les mesures spécifiques à chaque site

Le PCA vous permet de déterminer le budget nécessaire à la mise en œuvre de mesures sur un site afin de reprendre l'activité après une interruption, ou de gérer la situation d'une autre manière. Cela concerne principalement les mesures d'urgence pour la prévention des risques, la sécurité de l'exploitation en cas d'approvisionnement limité en énergie, la gestion de la charge ou l'allocation de quantités réduites d'énergie à certaines installations. Les cuves de fusion, par exemple, sont des installations critiques en cas de panne énergétique prolongée.

Étape #6 : Élaborer une stratégie de communication

Informer les parties prenantes est une tâche essentielle. Cela signifie que vous devez rester en contact avec les organismes nationaux ou les entreprises locales de distribution, ainsi que le gestionnaire du réseau de transport (RTE pour l'électricité) et les fournisseurs d'énergie. Il s'agit par exemple de demander des données à RTE, en consultant son site EcoWatt pour connaître l'état de la production électrique et les risques de coupures, ou encore demander une protection spéciale au préfet de votre département. Vous devez toujours avoir à portée de main les coordonnées des personnes à contacter.

Élaborez une stratégie de communication pour informer vos fournisseurs et vos clients des interruptions de production imminentes, et travaillez ensemble pour déterminer la meilleure manière de traiter les obligations d'achat et les engagements de livraison existants dans ce contexte. Il peut s'avérer nécessaire d'élaborer des accords personnalisés et détaillés avec les autorités, les sociétés d'approvisionnement en énergie et les partenaires commerciaux.

Lors de l'élaboration de votre stratégie de communication, vous devrez vous poser les questions suivantes :

• Qui informer de l'imminence d'un arrêt de production - et à quel stade ? 
• Comment gérer les garanties accordées ?
• Quels sont les contacts associatifs et politiques qui pourraient être utiles dans une situation de crise ?
• En tant qu'entreprise, comment pouvez-vous démontrer votre importance systémique à vos partenaires extérieurs ?

Étape #7 : Prendre des mesures dans la chaîne d'approvisionnement

D'autres mesures relatives à la chaîne d'approvisionnement peuvent s'avérer nécessaires, comme la renégociation des contrats existants afin d'y inclure le droit de suspendre l'exécution en cas de force majeure, ou la possibilité de répercuter sur le client certains prélèvements ou l'augmentation des coûts énergétiques. En fin de compte, ces mesures fourniront également une certaine protection juridique en vous permettant de prouver que vous avez pris des mesures pour faire face à ces situations exceptionnelles et vous défendre contre toute demande d'indemnisation.

Les avantages d'un plan de continuité d'activité (PCA)

La mise en place d'un plan de continuité d'activité (PCA) vous permet de réagir efficacement aux menaces inévitables telles que des pannes prolongées. Il vous permet d'identifier les installations et les processus critiques, ainsi que de mettre en place et de communiquer des mesures urgentes. Vous pouvez ainsi protéger votre entreprise contre les perturbations des processus essentiels, des chaînes d'approvisionnement critiques et des systèmes de production clés, en réduisant le risque de dommages potentiellement coûteux, de pertes de revenus et de demandes d'indemnisation. Un logiciel intégré peut vous aider à élaborer et à mettre en œuvre un plan de continuité d'activité (PCA), par exemple en cartographiant des processus complexes, en organisant les données de manière claire et complète, et en informant toutes les parties prenantes concernées au bon moment.