Audit 5S : Améliorer la sécurité

10 minutes30/05/2023

Cinq étapes pour plus de sécurité ! Avec la méthode 5S, les responsables SST et les spécialistes de la sécurité au travail disposent d’un outil simple pour optimiser la sécurité dans les espaces de travail et de production en seulement cinq étapes. Le résultat ? Plus de vigilance, une sécurité accrue et une meilleure qualité. La méthode 5S permet de maintenir le thème de la santé et de la sécurité au travail au centre des préoccupations des employés.

Cette approche de Lean Management trouve son origine au Japon. L'audit 5S est devenu célèbre grâce à l’entreprise Toyota, qui applique systématiquement cette méthode. En menant régulièrement des audits 5S sur les lieux de travail, vous encouragez tous les membres de l’entreprise à assimiler et à répéter la méthode 5S pour ensuite l’appliquer automatiquement et de manière autonome. Il en va de même pour les audits 5S dans les zones de production.

Dans cet article, découvrez les différentes étapes de la méthode 5S et les améliorations qui en découlent, ainsi qu'une checklist spécifique pour vous aider à rédiger votre questionnaire d'audit. De plus, il y sera également abordé la fréquence à laquelle les managers et les professionnels de la sécurité doivent effectuer les audits 5S et le lien avec le Lean Management, la méthode Kaizen et le cycle PDCA des systèmes de management certifiés ISO. 

Les étapes de la méthode 5S

Les cinq "S" correspondent aux termes japonais seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke, qui peuvent être traduits par trier, ranger, nettoyer, standardiser et maintenir.

Trier (seiri)

La première étape de l'audit 5S consiste à établir une vue d'ensemble de la situation existante. Quels sont les objets et les tâches nécessaires ? Lesquels sont superflus et pourraient être supprimés ? Avec les employés, vous pouvez ensuite trier ce qui est utile et ce qui ne l'est pas. Qu'est-ce qui est essentiel et fréquemment utilisé ? Qu'utilisons-nous moins souvent ? De quoi pourrions-nous nous passer ? 

Conseil
Tous les éléments et toutes les tâches ne peuvent pas être facilement classés comme utiles ou inutiles. En cas de doute, il est préférable de mettre un point d'interrogation à côté. Si cet élément ou ce processus n'est pas utilisé dans les jours ou les semaines à venir, vous pourrez alors le classer dans la catégorie "inutile".

Amélioration
Les employés portent une attention particulière aux différents éléments de leur espace de travail ou de production. Le tri permet donc non seulement de libérer de l’espace et d'avoir une meilleure vue d'ensemble, mais aussi d'être plus attentif. Un plus indéniable pour la sécurité.

Ranger (seiton)

La seconde étape de l'audit 5S consiste à supprimer les objets et les tâches inutiles ou rarement utilisés. Ensuite, appliquez une organisation systématique pour mettre de l'ordre dans les éléments restants. Il s'agit d'attribuer à chaque élément une position fixe et de l'y maintenir.

Conseil
Identifiez avec vos employés quels objets sont utilisés, quand et à quelle fréquence. Vous pouvez ensuite intégrer ces informations dans votre système organisationnel.

Amélioration 
La mise en œuvre d'une approche systématique simplifie et accélère les processus sur le lieu de travail. Le système minimise le risque de frustration car les employés disposent de toutes les ressources nécessaires à portée de main. En supprimant les éléments inutiles, on élimine les distractions, ce qui permet aux employés de rester vigilants. Un rangement systématique minimise les risques potentiels et améliore la sécurité sur le lieu de travail.

Nettoyer (seiso)

Cette étape de l’audit 5S consiste à faire briller les objets et les processus. En d'autres termes, il est temps de nettoyer ! Pour ce faire, vous devez nettoyer avec vos employés les outils et ranger les différents espaces de travail.

Conseil
À chaque fois, analysez ce qui a sali l'espace. Comment pouvez-vous éviter cette accumulation à l'avenir ? L'organisation systématique doit-elle être ajustée ou adaptée ? Ou faut-il procéder à des changements plus importants pour éliminer la saleté plus rapidement et plus facilement à l'avenir ?

Amélioration
La propreté crée une atmosphère de travail agréable et est déterminante pour le bien-être et la santé des employés. Résultat : plus de motivation, plus de productivité et moins de stress. Un nettoyage régulier permet en outre d'identifier des potentiels d'amélioration insoupçonnés.

Standardiser (Seiketsu)

Cette étape de l'audit 5S consiste à créer une norme universelle pour un processus sur le lieu de travail ou de production. Cela signifie qu'un processus est exécuté partout de la même manière et selon les mêmes exigences. Prenons l’exemple de l’assemblage : les collaborateurs exécutent des tâches clairement définies et ont toujours sous la main un nombre défini de composants et d'outils nécessaires. En outre, ils respectent systématiquement les mesures de sécurité spécifiées.

Conseil
Définissez avec les collaborateurs des règles claires pour établir une feuille de route pour chaque processus. Par exemple : sur un établi, il doit toujours y avoir un récipient rempli de vis et d'écrous. Les employés s'en assurent en remplissant constamment le récipient en fonction des besoins. 

Amélioration
Grâce à cette étape de la méthode 5S, vous créez une norme uniforme d'efficacité et de sécurité. Elle peut être facilement reproduite et optimise les performances. Si vos employés exécutent chaque fois une tâche de la même manière sûre et efficace, il est plus facile de détecter et de corriger les écarts. Vous pouvez également identifier et exploiter plus facilement le potentiel d'optimisation, notamment en ce qui concerne la sécurité au travail.

Maintenir (shitsuke)

La dernière étape d'un audit 5S est la pièce maîtresse de la méthode 5S. Il s'agit d'examiner si les règles élaborées sont réellement appliquées. Les processus sont-ils conformes aux exigences ? Les employés ont-ils assimilés les procédures ? Et surtout : existe-t-il encore des améliorations possibles ? L'objectif de cette étape de la méthode 5S est de ne pas se reposer sur ses lauriers. La question est de savoir s'il est possible d'améliorer encore la sécurité.

En fin de compte, cette étape de l'audit 5S ne se termine jamais.

Conseil
Essayez d'échanger avec les employés dans le cadre de l'audit 5S. Ont-ils remarqué quelque chose qui pourrait être fait différemment ? Y a-t-il quelque chose qui les dérange ? Ont-ils identifié des domaines à améliorer ? Ont-ils des idées de développements spécifiques ? L'échange sur ces sujets est expressément encouragé dans la méthode 5S.

Amélioration
Amélioration continue et meilleure sécurité au travail. La recherche constante d'optimisations potentielles maintient le thème de la sécurité au travail en tête des priorités de l'entreprise. Ou plus précisément : malgré des processus standardisés, les employés ne tombent pas dans la routine et restent vigilants. 

Comment créer et optimiser votre modèle d'audit 5S ?

Vous êtes sur le point de réaliser votre premier audit 5S ? Ou vous l'avez déjà réalisé mais souhaitez optimiser votre liste de questions ? Découvrez ci-dessous quelques précieux conseils pour vous aider à créer et à optimiser votre modèle d'audit.

Audit 5S : quelle fréquence ?

La fréquence des audits dépend en grande partie des circonstances propres à votre entreprise :

• Nombre d'employés ; complexité des tâches
• Type de lieux de travail
• Ampleur des activités de production
• Risques potentiels

Les premiers audits 5S sont plus complets et nécessitent un certain temps. Notamment en raison de la classification les éléments en deux groupes : nécessaires et inutiles. Le processus devient plus simple une fois cette tâche accomplie, car vous vérifiez alors la mise en œuvre par vos employés des règles 5S élaborées. En règle générale, vous devriez réaliser un audit 5S par mois. Un outil numérique de SST peut s'avérer extrêmement utile.

Bon à savoir :
La réalisation fréquente d'audits 5S encourage vos employés à se préparer régulièrement aux audits. Cela permet d'ancrer la méthode 5S dans leur travail quotidien. Au bout d'un certain temps, les nombreux avantages de la méthode 5S se développeront d'eux-mêmes.

La méthode 5S dans le Lean Management

Le Lean Management est une approche qui vise à organiser les processus de manière plus efficace.  

Les méthodes de Lean Management incluent le Kaizen, également connu sous le nom d'amélioration continue, qui s'est imposé dans de nombreux systèmes de gestion standardisés sous la forme du cycle PDCA (Plan – Do – Check – Act).

Kaizen

Le nom Kaizen est composé des mots japonais "Kai" et "Zen", qui signifient respectivement "amélioration" et "pour le mieux". La méthode 5S est issue du concept Kaizen et en reprend de nombreux éléments sous une forme modifiée. Le fondement de la méthode 5S, le "maintien" (shitsuke), est directement inspiré du concept Kaizen.

Kaizen dans le cycle PDCA

Les dix étapes de la méthode Kaizen, telles qu'elles sont mises en œuvre par Toyota, se retrouvent facilement dans le cycle PDCA.

Plan : 

1. Définir et clarifier le problème
2. Documenter la situation actuelle
3. Visualiser la situation idéale
4. Déterminer les objectifs
5. Élaborer une stratégie de mise en œuvre
6. Élaborer un plan - quoi, qui et quand

Do :
7. Mettre en œuvre

Check :
8. Évaluer son efficacité

Act : 
9. Documenter le travail accompli
10. Confirmer les résultats

Résumé

Il est clair que les entreprises qui appliquent la méthode 5S dans leurs activités quotidiennes améliorent la sécurité au travail, sensibilisent les employés et soutiennent un processus d'amélioration continue. Un aspect particulièrement important de la méthode 5S est de veiller à ce que tous les employés soient impliqués. Cela permet de mettre davantage l'accent sur la sécurité au travail.